Recepciós biztonsági szolgálat

Miért kevés egy hagyományos recepciós?

Azért, mert a recepciós munkaköre jellemzően nem terjed ki a biztonsági feladatokra, és erre képzést sem kapott. Udvariasan fogad, de ha valaki vendégnek adja ki magát, vagy egy volt munkatárs próbál bejutni a régi kártyájával, jó eséllyel nem tudja, mit kezdjen a helyzettel. A recepciós biztonsági szolgálatnál ugyanazon a pulton vagyonőri igazolvánnyal rendelkező munkatárs áll, aki a vendéglátáshoz is ért.

Hétfő reggel kilenckor, amikor egyszerre áll a pultnál egy futár, egy állásinterjúra érkező jelölt és egy kolléga, aki otthon hagyta a belépőjét, látszik meg a különbség. Mindhárom ügyet el kell intézni, gyorsan és kedvesen, úgy, hogy közben senki ne jusson fel az emeletre ellenőrzés nélkül.

Miben különbözik a portaszolgálattól?

A súlypontban. A portaszolgálat a kapu és a forgalom ellenőrzésére épül, a recepciós szolgálat a vendégfogadásra, a biztonsági feladat pedig a háttérben fut. Egy irodaházban, ahol bérlők, ügyfelek és futárok váltják egymást, ez a második modell működik jobban, egy gyárkapuban meg az első.

Kinek ajánljuk a recepciós biztonsági szolgálatot?

Többbérlős irodaházaknak, cégközpontoknak, rendelőknek, oktatási és kulturális intézményeknek, vagyis inkább mindenkinek, akinél a bejárat egyben bemutatkozás is. Egy esős délelőtt a lobbiban, ahol a vizes esernyők között hárman várnak a liftre, egy negyedik meg csak úgy körülnéz, pont az a pillanat, amikor jól jön egy figyelmes ember a pult mögött.

Mitől függ a recepciós biztonsági szolgálat költsége?

Főleg a nyitvatartástól, és attól, hogy egy vagy több munkatársnak kell-e egyszerre a pultnál lennie. Csúcsidőben, mondjuk reggel és ebéd után, egy forgalmas irodaházban egy ember kevés lehet, este hét után viszont, amikor az utolsó takarító is kilép, a recepció akár be is zárhat, a felügyelet pedig átadható az objektumvédelemnek vagy egy zárási körnek.

Számít még, hány nyelven kell a vendégekkel szóba állni, kezel-e a recepciós belépőkártyákat és kulcsokat, és kell-e a beléptetést rendszerben rögzíteni. Ha a kulcsok kiadása külön feladat, a kulcsőrzés és nyitás-zárás jól illeszthető hozzá.

Mit kap a megrendelő a recepciós szolgálattal?

Egy működő pultot, írott szabályokkal és visszakereshető nyomokkal. A recepciós vendégnyilvántartást és eseménynaplót vezet, a rendkívüli esetekről, szóval egy ki nem engedett látogatóról vagy egy éjjel nyitva talált ajtóról, külön is jelez a kapcsolattartónak. Hogy mindez milyen formában és milyen gyakran érkezik Önhöz, azt az elején megbeszéljük.

Hát, a jó recepció sokszor észrevétlen. Az épület vezetője annyit lát belőle, hogy nincsenek panaszok, a bérlők vendégei megtalálják a tárgyalót, és a lifteknél egyébként sem ácsorognak idegenek.

Mi történik, ha a recepciós megbetegszik?

Helyettest szervezünk, akit lehetőség szerint előre bevezetünk az épület rendjébe, hogy ne az első napján kelljen kitalálnia, melyik bérlő hol ül. Ehhez készül az épületről egy rövid recepciós kézikönyv is, alaprajzzal, bérlőlistával és a visszatérő kérdésekre adott válaszokkal.

Hogyan kezeli a recepció a vendégek adatait?

Az adatvédelmi (GDPR) szabályok szerint, vagyis csak azt rögzíti, amire a beléptetéshez szükség van, és a látogatók tájékoztatást kapnak az adatkezelésről. A részleteket az épület meglévő adatkezelési rendjéhez igazítjuk.