Portaszolgálat cégeknek és telephelyeknek

Mi a portaszolgálat feladata?

A portás vagyonőr a létesítmény bejáratánál ellenőrzi a személy- és gépjárműforgalmat, regisztrálja a vendégeket, kezeli a kulcsokat és a belépőkártyákat, és mindezt írásban rögzíti. Egyszerre szűrő és névjegy, hiszen akit ő enged be, az már a cég területén mozog, aki pedig először jár ott, az vele találkozik elsőként.

Sok helyen a portát még mindig afféle ülőhelynek tekintik, ahol valaki néha felemeli a sorompót. Hát, ha így működik, akkor tényleg csak egy sorompó. Egy jól megszervezett porta viszont tudja, kinek van ma bejelentett látogatója, melyik beszállító érkezik délelőtt, és hogy a raktár kulcsát tegnap este ki vitte haza.

Miben más a porta, mint a recepció?

A porta elsősorban ellenőriz, a recepció elsősorban fogad. Gyárkapun, raktárnál, ahol teherautók, műszakváltás és szállítmányok forognak, jellemzően portára van szükség, egy irodaház előcsarnokában meg inkább recepciós biztonsági szolgálatra. Persze vannak átmenetek, egy kisebb irodaháznál a kettő gyakran ugyanaz a pult.

Hol van igazán szükség portára?

Ott, ahol a bejárat forgalma nagyobb annál, amit a recepciós vagy a raktárvezető fél szemmel követni tud. Ipari létesítményeknél a gyári kapu, logisztikai telephelyeken a kamionok, irodaházaknál a bérlők vendégei adják a terhelést. Reggel hétkor, amikor egyszerre érkezik a műszak, két furgon és egy alvállalkozói brigád, derül ki igazán, mennyit ér egy rutinos portás.

Mi határozza meg a portaszolgálat költségét?

A legfontosabb tényező, hogy a porta hány órán át működik, és egyszerre hány vagyonőr ül a kapuban. Utána jön a forgalom, hiszen egy naponta tíz vendéget fogadó porta és egy kamionos telephely kapuja között óriási a különbség, arról nem is beszélve, ha a portásnak a kulcsokat és a belépőkártyákat is kezelnie kell. Vagyis inkább a feladatlista árazza be a szolgálatot, a pult mérete keveset számít.

Mire figyeljen, amikor portaszolgálatot választ?

Arra, hogy a leendő szolgáltató a bejárás során a kapu forgalmára kérdezzen rá, és ne csak a szolgálati órák számára. Aki nem kíváncsi arra, hány teherautó érkezik egy átlagos kedden, és mi történik, ha a sofőr papírjai hiányosak, az valószínűleg egy széket és egy embert akar eladni Önnek, egy működő portát kevésbé.

• Kérjen mintát a portautasításból.
• Kérdezze meg, ki pótolja a portást, ha reggel váratlanul kiesik, és honnan fogja tudni a helyettes, hogy a hármas raktár kulcsát csak a műszakvezető viheti el.
• Nézze meg, milyen formában kapja a nyilvántartásokat.
• A kapcsolattartó neve és telefonszáma már az ajánlatban szerepeljen.

A portaszolgálat ugyanis csendes műfaj, ha jól megy, senki sem beszél róla, és éppen ezért a szerződés előtt kell kideríteni, hogy a háttérben valóban áll-e szervezett rend, amely egy rossz napon is működik.