Szakterületek · Irodaházak
Irodaházak védelme a reggeli beléptetéstől az esti zárásig
Az irodaházak védelme a bérlők, a látogatók és az épület vagyonának összehangolt biztonsági kezelése, amely a portán kezdődik, és a zárás utáni utolsó ellenőrző körrel ér véget. Ha jól működik, szinte észre sem veszik. A vendég csak annyit érzékel, hogy gyorsan és udvariasan jutott fel a tárgyalóba.
Napi működés
Mi történik egy irodaház bejáratánál egy átlagos napon?
Reggel nyolc és kilenc között egyszerre érkezik a bérlők nagy része, a futárok első hulláma és az első tárgyalásra jövő vendég. Ilyenkor derül ki, hogy a pult mögött ülő vagyonőr tényleg ismeri a házat, vagy csak a kártyaolvasó zöld fényét figyeli. Napközben a forgalom hullámzik, délután a takarítók és a karbantartók veszik birtokba a folyosókat, este pedig jön az a szakasz, amire kevesen gondolnak előre: kinek van még joga bent maradni?
Egy többbérlős épületben a portaszolgálat és a recepciós biztonsági szolgálat szerepe pont ezért összefonódik. A pultnál álló ember egyszerre házigazda és szűrő. Ezt a kettőt egész nap egyensúlyban kell tartania.
- Vendégregisztráció és belépőkártyák kiadása
- Kulcskezelés
- Futárcsomagok és szállítmányok beléptetése, hogy a doboz eljusson a címzetthez, a futár viszont ne bolyongjon az emeleteken
- Információ a látogatóknak bérlőkről, tárgyalókról
Milyen kockázatok jellemzőek egy irodaházban?
Egy irodaházban a legjellemzőbb kockázat a jogosulatlan bejutás, vagyis az, hogy valaki egy bérlő nyomában besétál a liftig, és onnan már senki sem kérdez rá. Ehhez jön a laptopok, telefonok és irodai eszközök eltűnése, a mélygarázsban feltört autó, és persze az a sok bizalmas papír, ami egy nyitva felejtett tárgyalóban marad az asztalon.
Látványos betörés ritkábban fordul elő, mint gondolnánk. A gond inkább csendes rések sorozata, például egy kitámasztott hátsó ajtó a dohányzóhely felé, egy kölcsönadott belépőkártya, vagy egy futár, aki „csak felviszi” a csomagot a negyedikre. Külön-külön ártalmatlannak tűnnek. Együtt viszont ezekből lesz a legtöbb bosszúság.
Kik járnak ki-be, és miért számít ez a tervezésnél?
Az irodaház forgalmát jellemzően öt csoport adja, a bérlők munkatársai, a vendégek, a futárok és szállítók, a takarító- és karbantartó személyzet, meg az alkalmi vállalkozók, mondjuk egy irodát felújító festőbrigád. Mindegyiknek más a jogosultsága, más az időablaka, és máshol érdemes megállítani őket.
A tervezés ezért mindig a jogosultsági térképpel indul. Ki mehet fel szabadon, kit kell kísérni, ki kap ideiglenes kártyát, és meddig érvényes az? Ha erre nincs írásos válasz, a portás a saját józan eszére hagyatkozik, ami egy darabig működik, aztán egy szabadságos hét alatt a helyettes egészen máshogy dönt ugyanabban a helyzetben.
Mit érdemes kombinálni egy irodaháznál?
A legtöbb irodaháznál a nappali porta vagy recepció az alap, ehhez jön este a kulcsőrzés és a nyitás-zárás, éjszakára pedig vagy marad egy vagyonőr a házban, vagy a kamerák és riasztások figyelése veszi át a szerepet. Hogy melyik a jobb, az az épület méretén, a bérlők munkarendjén és a mélygarázs kialakításán múlik. Igazából nincs egyetlen helyes recept, csak jól vagy rosszul illesztett megoldás.
Bérlőváltás, új recepció, vagy elege van a rögtönzésből?
Írja meg, hány szintes az épület, nagyjából hány bérlő dolgozik benne, és mikor nyit, mikor zár. A többit egy közös bejáráson nézzük meg, és az ajánlat a ház valódi forgalmához igazodik.
Döntési szempontok
Mire figyeljen, mielőtt vagyonőrt választ az irodaházba?
Ingatlankezelőknek, üzemeltetőknek, és olyan cégeknek, amelyek egész épületet bérelnek vagy saját székházat tartanak fenn. Társasházkezelőknek is, ha a ház félig iroda, helyesebben ha a lépcsőházban már több cég tábláját látni.
A recepciós vagyonőr az épület névjegye. Igényes öltözet, nyugodt hang, néhány angol mondat, hát ezek többet számítanak, mint elsőre hinné.
Az Ön házára írt szolgálati utasítást, vezetett vendég- és kulcsnyilvántartást, rendszeres jelentést a műszakokról. Meg egy kapcsolattartót, akit tényleg fel lehet hívni.
A helyettes betanítása az indulás része, pontosabban a beugró kolléga előre bejárja a házat, hogy ne az első reggelen lássa a liftet.
Munkaidő után
Mi történik, amikor az utolsó bérlő is hazament?
Este hét körül, amikor a takarítók kitolják a kocsijukat a liftből, az irodaház egészen más hely lesz. Ekkor számít igazán, hogy minden emeleten zárva van-e az üvegajtó, kikapcsolták-e a tárgyaló kivetítőjét, és tényleg lecsukódott-e a mélygarázs kapuja. A zárási kör egy előre rögzített útvonal, amelyet a vagyonőr minden este ugyanabban a sorrendben jár végig, és reggel írásban is beszámol róla.
Ha a ház éjszakára kiürül, a folyamatos biztonsági felügyelet is szóba jöhet, vagyis inkább a kamerák és a riasztások figyelése egy helyszíni őr mellett vagy helyett. Kisebb épületnél sokszor ennyi elég.
- Kulcsátvétel és nyilvántartás bérlőnként
- Zárás utáni ellenőrzés
- Riasztások kezelése, az éjszaka eseményeiről írt jelentéssel a reggeli műszaknak
- Felügyelet a mélygarázsban
Gyakori kérdések
Amit irodaház-üzemeltetők a leggyakrabban kérdeznek
Elég egy recepciós vagyonőr egy közepes irodaházba?
Napközben sokszor igen, ha a beléptetés kártyás, és a vendégek nagy része előre be van jelentve. Csúcsidőben, reggel és ebéd után viszont egy ember hamar elakad, ezért a bejáráson a forgalom hullámait is megnézzük. Szóval a válasz a házon múlik.
Mi befolyásolja az irodaházi őrzés költségét?
Leginkább az, hány órát és hány posztot kell lefedni. Számít még, kell-e éjszakai jelenlét, hány bejárat és milyen mélygarázs van, illetve mennyi adminisztráció hárul a portára, gondoljon csak a vendégregisztrációra vagy a kulcsnyilvántartásra. Konkrét összeget a bejárás után mondunk, mert anélkül csak tippelni lehetne.
Mi történik, ha a beosztott vagyonőr nem tud jönni?
A helyettesítést mi szervezzük meg, Önnek nem kell embert keresnie. A beugró kolléga a szolgálati utasításból és egy korábbi bejárásból ismeri a házat, így nem a bérlőktől kell megkérdeznie, merre van a nagy tárgyaló.
Kezelheti a vagyonőr a bérlők belépőkártyáit?
Igen, ez a portai munka része. Kiadja, nyilvántartja, visszaveszi, és jelzi, ha egy kártya elveszett, vagy egy kilépett munkatárs nevén maradt.
Mennyi idő alatt indulhat a szolgálat egy irodaházban?
Ez azon múlik, kell-e új szolgálati utasítást írni, vagy van már használható rend, amit csak át kell venni. Üzemeltetőváltásnál érdemes néhány hét átfedéssel tervezni, hogy a régi és az új csapat átadhassa egymásnak a ház apró szokásait, a beragadó oldalajtótól a mindig késő futárig. Amúgy sürgős helyzetben a gyorsabb indulás is megbeszélhető.
Ajánlatkérés
Kérjen egyedi árajánlatot!
Írja meg röviden, mit és mikor kell védeni. Kollégánk felveszi Önnel a kapcsolatot, és egyeztetjük a helyszíni bejárást.