A rendezvénybiztosítás a vagyonőri feladatok előre megtervezett ellátása egy esemény teljes idejére, a felépítéstől a beléptetésen át a bontásig. Ahhoz, hogy valóban működjön, a szervezőnek időben át kell adnia a biztonsági cégnek a helyszín, a létszám, a beléptetés és a logisztika adatait, és közösen rögzíteniük kell, ki miért felel. Ez a cikk végigveszi, mit érdemes egyeztetni, a végén pedig egy kinyomtatható ellenőrzőlistát is talál.
Mindegy, hogy céges vacsoráról, szakmai konferenciáról, kiállításról vagy koncertről van szó, a kérdések nagyjából ugyanazok. A súlyuk más.
Mikor érdemes elkezdeni az egyeztetést a biztonsági céggel?
Akkor, amikor a helyszín és a rendezvény formája már eldőlt, de a beléptetés módjáról még nincs végleges döntés. A biztonsági szempontok ugyanis visszahatnak a tervre. Ha a jegykezelést már megrendelte, a bejáratokat kijelölte, és csak utána kérdezi meg, hány vagyonőr kell hozzá, könnyen kiderülhet, hogy a forgatókönyv két ponton is szűk. Szóval inkább korábban, mint utóbb.
Egy kisebb céges állófogadásnál ez rövid előkészítést jelent, egy többnapos kiállításnál pedig hosszabbat, vagyis inkább több rövid egyeztetési kört, mint egyetlen hosszú megbeszélést. Ha bizonytalan a kockázatokban, egy külön vagyonvédelmi tanácsadás keretében a helyszínt is be lehet járni.
Milyen adatokat adjon át a szervező a biztonsági cégnek?
Minden olyan információt, ami a helyszínt, a vendégkört és a mozgásokat leírja, mert ezekből készül a szolgálati utasítás és a beosztás. A legtöbbször ezekre van szükség.
- Friss alaprajz.
- A helyszín címe, a megközelítési útvonalak és a bérbeadó helyszíni kapcsolattartója, akit a rendezvény napján is el lehet érni.
- Várható létszám, és külön a csúcsidő, vagyis mikor érkezik a vendégek zöme, és mikor indulnak haza egyszerre.
- A beléptetés módja.
- VIP-vendégek, előadók és sajtó, illetve hogy nekik kell-e külön bejárat, kísérő vagy elkülönített parkoló.
- Parkolóhelyek száma és behajtási jogosultságok.
- Szállítások menetrendje a felépítéstől a bontásig, mert hajnalban a rakodóudvaron a kamionsofőr nem fog sokáig várakozni egy zárt kapu előtt.
A leggyakoribb hiba az, hogy az alaprajz egy korábbi elrendezést mutat. Persze ez apróságnak tűnik, amíg ki nem derül, hogy a vészkijárat elé épp tegnap került egy szponzori stand.
Hogyan érdemes megszervezni a beléptetést?
Úgy, hogy a módszer illeszkedjen a vendégkörhöz és a létszámhoz, és minden bejáratnál ugyanaz a szabály érvényesüljön. Jegyes rendezvénynél a jegyellenőrzés a fő feladat, zártkörű eseménynél a meghívó és a névre szóló vendéglista, többnapos vagy több zónás programnál pedig a karszalag válik be, mert messziről is látszik, ki hová jogosult.
Reggel nyolckor egy konferencia regisztrációs pultja előtt a sor percek alatt kiérhet az utcára. Ezért érdemes külön sávot nyitni az előre regisztráltaknak, és külön kezelni a VIP-érkezést. Ha a vendéglista az utolsó napon még többször változik, jelöljenek ki egy embert, aki a végleges változatot küldi, pontosabban aki egyedül küldheti. A részletekről a beléptetés és személyforgalom-kezelés oldalán olvashat.
Hogyan kezelhető a létszám és a területbiztosítás?
A létszámot folyamatosan követni kell, a helyszínt pedig zónákra kell bontani, mert csak így látszik, hol alakul ki torlódás, és ki hová léphet be. Tipikus zóna a nyilvános tér, a színpad mögötti rész, a technikai helyiség, a VIP-terület és a raktár. Mindegyikhez tartozik egy jogosultsági szabály és legalább egy felelős poszt.
A vagyonőrök egy része rögzített ponton áll, mások mozgó szolgálatban járják a területet. Magyarországon a személy- és vagyonvédelmi tevékenység engedélyhez kötött, vagyonőri feladatot csak érvényes vagyonőri igazolvánnyal lehet ellátni, ezt nyugodtan kérdezze meg a szerződéskötéskor. A rendezvénybiztosítás szolgáltatás leírásában azt is látja, mely feladatok tartoznak bele.
Mire figyeljen a parkoló- és forgalomirányításnál?
Arra, hogy a vendégek, a beszállítók és a VIP-autók útvonala ne keresztezze egymást, főleg érkezéskor és távozáskor. Péntek este, egy koncert vége után a parkoló kijárata percekre bedugulhat, ha senki sem irányít. Hát, ilyenkor derül ki, hogy a taxiknak és a mentőnek is kellett volna egy szabad sáv. A parkoló- és forgalomirányítás pont ezt a részt veszi le a szervező válláról.
Ki dönt a rendezvény alatt, és hogyan kommunikálnak egymással?
Előre ki kell jelölni egy szervezői döntéshozót és egy biztonsági vezetőt, és rögzíteni kell, milyen csatornán érik el egymást. A vagyonőrök között általában rádió működik, a szervező felé telefon, de jó, ha mindkét oldalon van tartalék. Le kell írni azt is, ki dönthet egy vendég kitiltásáról, egy bejárat lezárásáról vagy a program megszakításáról. Amúgy itt vész el a legtöbb idő, ha ez nincs tisztázva. A biztonsági vezető látja a helyzetet, a szervező viszont a programért felel, és ha nincs előre kimondva, hol a határ, mindketten a másikra várnak.
Hogyan dokumentálják az incidenseket?
Minden rendkívüli eseményt időponttal, helyszínnel, érintettekkel és a megtett lépésekkel rögzítenek, lehetőleg még a szolgálat alatt. Ide tartozik egy rosszul lett vendég, egy elveszett táska vagy egy jogosulatlan belépési kísérlet is. Ha a helyszínen kamerák működnek, a felvételek kezelésére az adatvédelmi (GDPR) szabályok vonatkoznak, a vendégeket erről tájékoztatni kell.
Mi történik a bontás és a zárás alatt?
A bontás biztonsági szempontból külön szakasz, mert nyitva vannak a kapuk, sok külsős mozog a helyszínen, és értékes technika áll a folyosón. Hajnali kettőkor, amikor a hangtechnikusok már a ládákat tolják, egy laptop könnyebben eltűnik, mint a rendezvény alatt. Érdemes tehát a bontásra is beosztást kérni, a végén pedig közös bejárást és átadást a bérbeadóval.
Mi kerüljön a szervező ellenőrzőlistájára?
Az alábbi lista a rendezvény előtti egyeztetés váza, a sorrend nagyjából a munka menetét követi.
- Helyszín, időpont, program.
- Friss alaprajz bejáratokkal, vészkijáratokkal és zónákkal.
- Várható létszám és a csúcsidők.
- Beléptetés módja, jegy, meghívó, karszalag vagy vendéglista, és ki küldi a végleges listát.
- VIP-vendégek, előadók, sajtó külön kezelése.
- Zónák és jogosultságok.
- Parkolás, behajtás, taxi- és mentősáv, valamint a beszállítói forgalom időrendje a felépítés és a bontás napjain.
- Döntési jogkörök: ki zárhat le bejáratot, ki tilthat ki vendéget.
- Kommunikációs csatornák és tartalék.
- Incidensnapló formája, és hogy mikor kapja meg a jelentést.
- Bontás beosztása, záró bejárás, átadás a bérbeadónak.
Ha ezeket a pontokat átbeszélik, a biztonsági cég már pontos ajánlatot tud adni. Rendezvénytípusonként a rendezvényeknek szóló szakterületi oldalon talál további szempontokat. Küldje el a fenti adatokat az igényfelmérőben, és a válaszban már az Ön eseményére szabott beosztási javaslatot kapja.
Gyakori kérdések
Röviden a témáról
Mennyi idővel a rendezvény előtt kérjen ajánlatot?
Amint a helyszín és a várható létszám nagyjából ismert. Egy pontos ajánlathoz alaprajz és program is kell, de egy első egyeztetéshez ezek nélkül is érdemes jelentkezni.
Mitől függ a rendezvénybiztosítás költsége?
Főleg a vagyonőrök számától és a szolgálat hosszától. Ezt befolyásolja a létszám, a bejáratok és zónák száma, a beléptetés módja, és az is, kell-e parkolóirányítás vagy éjszakai őrzés a felépítés és a bontás idejére. Egy egyszerű állófogadás persze egészen más nagyságrend, mint egy többnapos kiállítás.
Mi történik, ha egy beosztott vagyonőr megbetegszik?
A helyettesítést a biztonsági cég szervezi meg, Önnek nem kell embert keresnie.
Kell vagyonőr egy zártkörű céges rendezvényre is?
Sokszor igen, csak más feladattal. Zártkörű eseménynél a beléptetés és a vendéglista kezelése a fő munka, illetve a ruhatár, a technika és a vezetőség védelme. Szóval kevesebb tömegkezelés, több diszkréció.
Kap a szervező jelentést a rendezvény után?
Igen, a szolgálat végén összesítő jelentés készül a létszámról, az incidensekről és a megtett intézkedésekről. Ha egy esemény utólagos tisztázást igényel, vagyis például biztosítási ügy lesz belőle, a napló bejegyzései erre is használhatók.